Direction des ressources informationnelles
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Les outils de collaboration nous simplifient vraiment la vie : ils permettent d’échanger de l’information rapidement et ils facilitent grandement le travail d’équipe. Cependant, il est important de rester vigilants afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des informations que nous transférons avec ces outils.
Les outils de collaboration sont tous les outils que nous utilisons avec la plateforme de Microsoft 365 comme Outlook, Teams, SharePoint Online ou Forms.
Voici les bonnes pratiques à mettre en œuvre :
Échanges d’informations confidentielles
- N’utilisez pas les outils de collaboration pour échanger de l’information confidentielle.
- Vous pouvez partager les informations que vous détenez dans le cadre de vos fonctions avec des personnes légitimes, externes à la plateforme des outils de collaboration. Dans ce cas, vous devez ajouter une couche de sécurité supplémentaire aux informations partagées (chiffrement, anonymisation, restreindre les accès, etc.).
- Assurez-vous de la légitimité de vos interlocuteurs en portant une attention particulière à leur identité.
Gestion documentaire et conservation des documents
- Les informations échangées avec des outils de collaboration relatives au dossier d’un usager doivent être versées dans son dossier de santé (ne pas les sauvegarder directement sur la plateforme de collaboration).
Utilisation des appareils mobiles
- Si vous transférez de l’information en utilisant un appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette, par exemple), prenez les précautions nécessaires afin de garantir la sécurité de celle-ci (code Pin, schémas de verrouillage, antivirus, chiffrement, verrouillage automatique de l’écran, réseau WIFI, Bluetooth, etc.).
- Assurez-vous d’une nette séparation entre vos informations personnelles et professionnelles.
- N’enregistrez pas sur vos appareils mobiles personnels d’information confidentielle concernant un usager.
- En cas de perte de votre appareil mobile, informez immédiatement le Centre de services informatiques au (514) 362-2222.
- Cessez immédiatement d’utiliser vos appareils mobiles si vous suspectez la présence d’un code malicieux ou d’une anomalie et informez-en le Centre de services informatiques.
Utilisation des comptes invités
- Si vous invitez un partenaire externe au CCSMTL à utiliser nos outils de collaboration, assurez-vous bien de son identité.
Utilisation de Forms
- Veuillez contacter le Centre de services informatiques si vous voulez utiliser un formulaire Forms pour de recueillir de l’information sensible.
Consultez le document complet des termes et conditions d’utilisation des outils de collaboration du MSSS.
