Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques
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Les réalités actuelles du télétravail ont pour effet d’inciter les employeurs à s’adapter dans le but de maintenir leurs activités opérationnelles. Déjà très répandues en contexte professionnel, les technologies sont devenues essentielles, voire incontournables pour toutes les entreprises qui continuent de fonctionner à distance.
Le CCSMTL, comme de nombreuses autres entreprises et organisations, a su tirer profit d’outils technologiques existants comme la plateforme Zoom et la suite Microsoft 365 (ex. : application Teams) qui comprennent entre autres l’utilisation de la vidéo et de la téléconférence.
Bien que l’utilisation de ces technologies soit essentielle, l’enregistrement d’une rencontre ne doit pas être pris à la légère et, surtout, effectué sans le consentement des participants.
Le saviez-vous ?
- L’enregistrement d’une rencontre est considéré comme un « document » au sens de la loi sur l’accès à l’information (LAI) et peut être sujet à une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP).
- La notion de droit à l’image, qui permet à toute personne de s’opposer à la diffusion d’une image sur laquelle elle est reconnaissable, est une composante du droit à la vie privée.
- Lorsque vous procédez à l’enregistrement vidéo d’une rencontre via l’application Teams, celle-ci est automatiquement enregistrée dans le dossier « Recordings » de l’application OneDrive. Prenez quelques minutes pour faire le ménage de vos enregistrements vidéo. Ce dernier vous permettra de mettre un peu d’ordre dans vos dossiers en plus de libérer l’espace de stockage inutilement utilisé.
Avant de procéder à l’enregistrement d’une rencontre, posez-vous ces 2 questions :
- Est-ce que nous aborderons des sujets sensibles et/ou confidentiels ?
- Est-ce que l’enregistrement pourrait être remplacé par de la prise de notes (compte rendu) ?
Si la réponse à l’une de ces questions est oui, n’enregistrez pas la rencontre.
De plus, la lecture d’un compte rendu permet de gagner du temps, par rapport à l’écoute de l’enregistrement vidéo d’une rencontre. Astucieux n’est-ce pas?
Pour bien outiller l’ensemble des utilisateurs de la suite M365 au CCSMTL, la section de l’extranet qui lui est dédiée a récemment été mise à jour. Son contenu informatif vous permettra d’opter pour les bonnes pratiques d’utilisation et d’exploiter au maximum les possibilités des applications les plus fréquemment utilisées (Teams, OneDrive, OneNote, Outlook).Pour découvrir la suite M365 ou pour poursuivre vos apprentissages: Boîte à outils / Messagerie et outils M365 / Microsoft 365 : Outils et soutien
