Êtes-vous « trop curieux »?

Marie-Ève Delisle, assistante-chef des archives et information clinique 

Valérie Mcduff, archiviste médicale, Direction des services professionnels
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Si vous êtes une personne toujours à l’affût de ce qui se passe dans l’actualité, la science, l’histoire : vous n’êtes jamais trop curieuse! Mais si vous êtes une vraie b’lette… sachez que la semaine de la confidentialité est de retour du 20 au 26 novembre 2022 pour vous sensibiliser à l’importance de la vigilance concernant les données confidentielles! Profitez de cette occasion pour vous familiariser avec quelques notions sur le sujet.

Curieuses et curieux, voici un nouveau sujet passionnant pour vous!

Consultation de son dossier ou de celui de ses collègues

Saviez-vous que nous n’avons pas le droit de lire notre dossier d’employé ni même notre dossier clinique?

En effet, il peut arriver que vous-même receviez des services dans un de nos établissements. Si vous désirez obtenir les informations inscrites à votre dossier, vous devez faire une demande d’accès officielle au service des archives, qui s’occupera de traiter la demande selon les lois en vigueur.

Il en va de même pour vos collègues ou les membres de votre famille, à moins que la consultation de leurs dossiers soit nécessaire à l’exercice de vos fonctions.

Selon l’article 62 de la Loi sur l’accès à l’information : « Un renseignement personnel est accessible, sans le consentement de la personne concernée, à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein d’un organisme public lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions. »

Nous disposons d’un accès privilégié à des informations confidentielles et personnelles. Gardons en tête que nous nous devons d’être responsables et d’utiliser ces informations de manière très rigoureuse.

Sachez que le droit à la vie privée est prévu par la Charte des droits et libertés de la personne :

• Art 4 : « Toute personne a droit à la sauvegarde de sa dignité, de son honneur et de sa réputation »
• Art 5 : « Toute personne a droit au respect de sa vie privée »
• Art 9 : « Chacun a droit au respect du secret professionnel »

Partage d’information par courriel : Attention aux destinataires!

Vous est-il déjà arrivé de recevoir un courriel qui ne vous était pas destiné contenant des informations personnelles et confidentielles?

Dans cette situation, notre premier réflexe devrait toujours être de protéger les informations reçues. Pour cela, nous nous devons d’aviser la personne qui envoyé le message de l’erreur, de ne pas tenir compte du contenu reçu, et de le supprimer.

Nous devons faire preuve de la même prudence lorsque nous envoyons des courriels. Concrètement, nous devrions toujours vérifier deux fois l’adresse des destinataires et les documents joints avant d’envoyer un message.

Astuce de pro : Les fonctionnalités d’Outlook sont vos meilleures alliées pour éviter les erreurs.

L’établissement a le devoir de mettre en place des pratiques permettant d’assurer la protection de ces informations, comme prévu par la loi.