Direction de la Protection de la Jeunesse
Direction du Programme de la Jeunesse
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Un projet pilote récemment terminé au sein de la Direction de la Protection de la Jeunesse (DPJ) et de la Direction du Programme de la Jeunesse (DPROGJ) a révolutionné la gestion des signatures, en mettant les signatures électroniques à disposition de plusieurs équipes.
Conçu à la demande de la DPJ, ce projet visait à moderniser et simplifier le processus de signature des documents en remplaçant les signatures manuscrites, souvent sources de déplacements physiques et de pertes de temps.
Optimisation des outils existants
Au lieu de déployer de nouvelles technologies, les équipes de la direction Ressources informationnelles ont opté pour l’optimisation des outils déjà en place. Après une évaluation approfondie en collaboration avec le service du contentieux, il a été établi que les signatures électroniques sur des PDF envoyés en format non modifiable étaient à la fois légales et sécurisées.
Les outils existants, tels qu’Adobe et Word, ont été ajustés pour répondre parfaitement à ces besoins sans nécessiter l’acquisition de nouveaux logiciels.
Simplicité et efficacité
Le projet a été structuré pour répondre aux spécificités des deux types de postes au sein de la direction :
- Postes avec écrans tactiles : Les utilisateurs et utilisatrices peuvent écrire directement, enregistrer et apposer leur signature sur les documents électroniques.
- Postes traditionnels : Les utilisateurs et utilisatrices numérisent leur signature pour l’ajouter aux documents PDF.
Une documentation complète et une formation spécifique ont été élaborées pour garantir une adoption fluide de la méthode. De plus, une vidéo didactique guide les utilisateurs et utilisatrices à chaque étape du processus, facilitant ainsi l’intégration de cette nouvelle pratique.
Résultats et impact
Les premiers retours des utilisateurs et utilisatrices sont extrêmement positifs, mettant en avant la simplicité et l’efficacité des nouvelles procédures. Parmi les principaux avantages, on retrouve notamment la réduction des déplacements, l’amélioration des processus internes et une meilleure organisation des méthodes de travail, respectant ainsi les contraintes du télétravail.
Ce projet, bien que de taille modeste, a eu un impact significatif sur la modernisation des pratiques au sein de la DPJ.
Les prochaines phases permettront à l’ensemble de la Direction de la Protection de la Jeunesse de bénéficier pleinement de ces outils et d’en maîtriser l’utilisation.
En somme, ce projet pilote représente une avancée importante en matière de modernisation des pratiques de gestion des signatures électroniques, offrant une solution pratique et efficace pour simplifier le quotidien des membres du personnel.
